ANALISIS MAKLUMAT SERTA MENULIS MEMO DAN SURAT ^_^

TAJUK MODUL 11 : MENGURUS MAKLUMAT

TOPIK : ANALISIS MAKLUMAT SERTA MENULIS MEMO DAN SURAT

OBJEKTIF :

-      Kertas penerangan ini memberikan maklumat kepada pelatih tentang bagaimana untuk menganalisa dan memproses maklumat yang didapati daripada sumber lain

1.  Pengenalan

-      Dibuat melalui mana-mana proses pembukitan dan pembaikan yang boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkan maklumat balas dalam bentuk lembaran yang menyimpan maklumat tersebut

-      Satu individu dan ringkaskan dalam bentuk laporan atau ia boleh dilakukan dalam kumpulan sebagai asas untuk perbincangan

2.  Ciri-ciri analisis maklumat

-      Mengumpul dan menyusun maklumat

-      Menyelidik dan menganalisa maklumat

-      Membentangkan maklumat

2.1      : mengumpul dan menyusun maklumat

-      Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai untuk dianalisa, ditafsir dan disebar berdasarkan kepada kehendak organisasi

-      Maklumat yang disimpan oleh sesebuah organisasi boleh diakses dan ditafsir untuk ketepatan dan sesuai dengan kehendak organisasi

-      Teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun dan memantau maklumat berdasarkan kehendak organisasi

2.2      : menyelidik dan menganalisa maklumat

-      Objektif kajian ditaktif dengan jelas dan konsisten mengikut kehendak organisasi

-      Data kajian yang digunakan adalah sah dan releven bagi tujuan penyelidikan

-      Strategik penyelidik adalah sesuai dengan kehendak kajian dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien

-      Kaedah penganalisisan data boleh dipercayai dan sesuai dengan tujuan kajian

-      Andaian yang digunakan dalam analisis adalah jelas, wajar, dan konsisten dengan objektif kajian

-      Kesimpulan disokong dengan bukti dan menyumbang kepada pencapaian objektif perniagaan

2.3      : membentangkan maklumat

-      Cadangan dan isu-isu yang digunakan dibentangkan dalam format yang sesuai, gaya dan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai

-      Struktur dan format laporan yang jelas dan bersesuaian dengan kehendak organisasi

-      Hasil kajian dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi

-      Maklumat balas dank omen tentang kesesuaian dan kecukupan dapatan yang diperolehi mengikut kehendak organisasi

3.  Jenis-jenis maklumat

-      Memorandum

-seorang individu kepada individu yang lain

-satu jabatan ke jabatan yang lain

-seorang individu kepada kakitangan di peringkat yang berbeza dalam sesebuah organisasi

-      Kepala memo

-      Baris “kepada”

-      Baris “daripada”

-      Baris “tarikh”

-      Baris “perkara”

-      Baris bahagian “isi”

-      Tandatangan

4.  Surat menyurat

-      Permintaan untuk maklumat mengenai produk

-      Antara yang paling mudah untuk ditulis kerana perniagaan mengalu-alukan peluang untuk menberitahu penerima tentang barangan dan perkhimatan

4.1      : bahagian utama surat

-      Kepala surat

-nama organisasi

-alamat penuh organisasi

-nombor untuk dihubungi

-      Alamat pengirim

-      Rujukan

-      Tarikh

-      Alamat penerima

-      Baris “untuk perhatian”

-      Salutasi

-      Baris “perkara”

-      Tandatangan, nama dan jawatan

-      Lampiran

-      Notasi “carbon copy”

4.2      : kuanliti yang penting dalam penulisan surat perniagaan yang baik

-      Menulis dengan tepat dan betul

-      Menulis secara ringkas dan tepat

-      Menulis dengan jelas

-      Menulis dengan sopan menulis secara konsisten

5.  : laporan

-      Membangunkan laporan adalah untuk memberikan maklumat yang jelas dan mudah

-      Amat berharga ia memberitahu pembaca apa yang mereka perlu sedikit sebanyak tahu dan menyampaikan maklumat dengan cara yang menjurus kepada keperluan mereka

5.1      : siapa yang memulakan penulisan laporan?

-      Memerlukan maklumat yang lebih dan disokong oleh laporan yang disahkan

-      Tujuan yang lebih terperinci mengenai perkara tersebut

5.2      : perkara yang terkandung dalam sebuah laporan

-      Laporan audit

-      Berbentuk jadual

-      Laporan dari jabatan undang-undang

-      Berkongsi latar belakang yang sama

5.3      : bilakah laporan disediakan

-      Harian

-      Mingguan

-      Bulanan

-      Suku tahun

-      Setiap tahun

5.4      : kemanakah laporan dihantar

-      Orang diluar organisasi

-      Dalam organisasi

5.5      : kenapa laporan disediakan

-      Menumpukan kepada fakta

-      Disusun berdasarkan hujah dan kesimpulan yang logical

5.6      : bagaimanakah penerimaan pembaca?

-      Dibentangkan secara tidak langsung

5.7      : bagaimanakah sebuah organisasi menggunakan laporan?

-      Memantau dan mengawal operasi

-      Membantu melaksanakan polisi undang-undang atau peraturan

-      Mendapatkan perniagaan dan dana yang baru

-      Mendokumentasikan kerja yang dilakukan untuk klien

-      Membimbing keputusan atau isu tertentu