ANALISIS MAKLUMAT SERTA MENULIS MEMO DAN SURAT ^_^

TAJUK MODUL 11 : MENGURUS MAKLUMAT

TOPIK : ANALISIS MAKLUMAT SERTA MENULIS MEMO DAN SURAT

OBJEKTIF :

-      Kertas penerangan ini memberikan maklumat kepada pelatih tentang bagaimana untuk menganalisa dan memproses maklumat yang didapati daripada sumber lain

1.  Pengenalan

-      Dibuat melalui mana-mana proses pembukitan dan pembaikan yang boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkan maklumat balas dalam bentuk lembaran yang menyimpan maklumat tersebut

-      Satu individu dan ringkaskan dalam bentuk laporan atau ia boleh dilakukan dalam kumpulan sebagai asas untuk perbincangan

2.  Ciri-ciri analisis maklumat

-      Mengumpul dan menyusun maklumat

-      Menyelidik dan menganalisa maklumat

-      Membentangkan maklumat

2.1      : mengumpul dan menyusun maklumat

-      Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai untuk dianalisa, ditafsir dan disebar berdasarkan kepada kehendak organisasi

-      Maklumat yang disimpan oleh sesebuah organisasi boleh diakses dan ditafsir untuk ketepatan dan sesuai dengan kehendak organisasi

-      Teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun dan memantau maklumat berdasarkan kehendak organisasi

2.2      : menyelidik dan menganalisa maklumat

-      Objektif kajian ditaktif dengan jelas dan konsisten mengikut kehendak organisasi

-      Data kajian yang digunakan adalah sah dan releven bagi tujuan penyelidikan

-      Strategik penyelidik adalah sesuai dengan kehendak kajian dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien

-      Kaedah penganalisisan data boleh dipercayai dan sesuai dengan tujuan kajian

-      Andaian yang digunakan dalam analisis adalah jelas, wajar, dan konsisten dengan objektif kajian

-      Kesimpulan disokong dengan bukti dan menyumbang kepada pencapaian objektif perniagaan

2.3      : membentangkan maklumat

-      Cadangan dan isu-isu yang digunakan dibentangkan dalam format yang sesuai, gaya dan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai

-      Struktur dan format laporan yang jelas dan bersesuaian dengan kehendak organisasi

-      Hasil kajian dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi

-      Maklumat balas dank omen tentang kesesuaian dan kecukupan dapatan yang diperolehi mengikut kehendak organisasi

3.  Jenis-jenis maklumat

-      Memorandum

-seorang individu kepada individu yang lain

-satu jabatan ke jabatan yang lain

-seorang individu kepada kakitangan di peringkat yang berbeza dalam sesebuah organisasi

-      Kepala memo

-      Baris “kepada”

-      Baris “daripada”

-      Baris “tarikh”

-      Baris “perkara”

-      Baris bahagian “isi”

-      Tandatangan

4.  Surat menyurat

-      Permintaan untuk maklumat mengenai produk

-      Antara yang paling mudah untuk ditulis kerana perniagaan mengalu-alukan peluang untuk menberitahu penerima tentang barangan dan perkhimatan

4.1      : bahagian utama surat

-      Kepala surat

-nama organisasi

-alamat penuh organisasi

-nombor untuk dihubungi

-      Alamat pengirim

-      Rujukan

-      Tarikh

-      Alamat penerima

-      Baris “untuk perhatian”

-      Salutasi

-      Baris “perkara”

-      Tandatangan, nama dan jawatan

-      Lampiran

-      Notasi “carbon copy”

4.2      : kuanliti yang penting dalam penulisan surat perniagaan yang baik

-      Menulis dengan tepat dan betul

-      Menulis secara ringkas dan tepat

-      Menulis dengan jelas

-      Menulis dengan sopan menulis secara konsisten

5.  : laporan

-      Membangunkan laporan adalah untuk memberikan maklumat yang jelas dan mudah

-      Amat berharga ia memberitahu pembaca apa yang mereka perlu sedikit sebanyak tahu dan menyampaikan maklumat dengan cara yang menjurus kepada keperluan mereka

5.1      : siapa yang memulakan penulisan laporan?

-      Memerlukan maklumat yang lebih dan disokong oleh laporan yang disahkan

-      Tujuan yang lebih terperinci mengenai perkara tersebut

5.2      : perkara yang terkandung dalam sebuah laporan

-      Laporan audit

-      Berbentuk jadual

-      Laporan dari jabatan undang-undang

-      Berkongsi latar belakang yang sama

5.3      : bilakah laporan disediakan

-      Harian

-      Mingguan

-      Bulanan

-      Suku tahun

-      Setiap tahun

5.4      : kemanakah laporan dihantar

-      Orang diluar organisasi

-      Dalam organisasi

5.5      : kenapa laporan disediakan

-      Menumpukan kepada fakta

-      Disusun berdasarkan hujah dan kesimpulan yang logical

5.6      : bagaimanakah penerimaan pembaca?

-      Dibentangkan secara tidak langsung

5.7      : bagaimanakah sebuah organisasi menggunakan laporan?

-      Memantau dan mengawal operasi

-      Membantu melaksanakan polisi undang-undang atau peraturan

-      Mendapatkan perniagaan dan dana yang baru

-      Mendokumentasikan kerja yang dilakukan untuk klien

-      Membimbing keputusan atau isu tertentu

PENGURUS SISTEM ^_^

TAJUK MODUL 10 : MENGURUSAN SISTEM

TOPIK : PENGURUSAN SISTEM

OBJEKTIF :

-      Menerangkan tentang system yang melibatkan dalam persekitaran kerja teknikal. Ia merupakan satu topic yang genetic, tetapi untuk tujuan pembelajaran modul, ia akan dijelaskan dengan memberi tumpuan kepada topic yang tertentu

1.  Definisi system

-      Satu set entity, sama ada yang boleh dilihat atau abstrak, yang mana setiap komponen berkaitan rapat dengan sekurang-kurangnya satu komponen yang lain dan mempunyai objektif yang sama

-      Sebahagian daripada persekitaran system

-      Subsistem adalah elemen-elemen yang juga merupakan system, dan adalah sebahagian daripada keseluruhan system

2.  System Teori

-      Mengabaikan hubungan antara organisasi dan persekitaran luar

-      Menekan satu aspek organisasi atau pekerja dengan mengorbankan pertimbangan orang lain

-      Berdasarkan kepada pendekatan saintifik umum yang dikenali sebagai system teori

Ø  System terbuka- organisasi yang diperngaruhi dan mempengaruhi persekitaran mereka

Ø  Input- pengambilan dan penggunaan barangan dan organisasi perkhimatan untuk mewujudkan produk dan perkhimatan

Ø  Output- mewujudkan produk dan organisasi perkhimatan

Ø  Persekitaran luar- individu dan badan-badan luar yang terlibat seperti pesaing, pelanggan, pihak kerajaan dan keadaan ekonomi

Ø  Persaingan dalam persekitaran- contohnya, pembekal, pelanggan dan pesaing

Ø  Persekitaran makro- persekitaran yang paling umum : termasuk kerajaan, keadaan ekonomi, dan factor-faktor asas yang biasanya memberi kesan kepada semua organisasi

3.  Jenis reka bentuk system

-      System pembuatan

-      System social

-      System teknologi maklumat dan perisian

-      System kolaboratif

3.1      : kejututeraan system

-      Digunakan dalam pelbagai konteks dan merupakan perkara penting dalam aktiviti asas kejuruteraan

-      Satu pendekatan yang menggabungkan beberapa elemen dan bertujuan untuk merealisasikan suatu system yang berjaya

3.2      : system sains

-      Satu terminology yang telah digunakan semenjak 1960an  yang merujuk kepada bidang sains yang meliputi teori system, sibernetik dan sains kompleks

3.3      : system dalam sains computer dan maklumat

-      Satu keadah atau algoritma

-      Menggunakan angka roman

3.4      : system pemikiran

-      Corak pemikiran dan penyelesaian masalah

-      Mengenal pasti sifat-sifat system dalam permasalahan yang diberikan

-      Menjadi satu kompetensi kepimpinan

-      Merupakan asas dalam system bimbingan psikologi

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ^_^

TAJUK MODUL : MENGURUS AKTIVITI KERJA

TOPIK : STRATEGIK PENYELESAIAN MASALAH

OBJEKTIF :

-      Objkektif topic ini adalah untuk memberi kefahaman yang penuh berkenaan strategic penyelesaian masalah yang boleh diaplikasikan di dalam sesebuah organisasi atau di dalam kehidupan peribadi

1.  PENGENALAN

-      Satu seni keran tiada satu pendekatan yang universal dalam penyelesaikan masalah.

-      Menerokai pelbagai cara dalam menyelesaikan sesuatu masalh sehingga menemui cara yang terbaik

2.  KENAL PASTI MASALAH

-      Menyatakan masalah tersebut

-      Mengambil masa serta perbincangan kumpulan mungkin diperlukan

-      Pertimbangkan persoalan dibawah :

ü  Apakah permasalahannya

ü  Adakah ia masalah saya?

ü  Adakah saya mampu menyelesaikannya? Adakah berbaloi untuk masalah yang lebih besar?

ü  Adakah ia memmerlukan penyelesaian yang segera, atau ia bolhe tunggu?

ü  Adakah ia boleh selesai dengan sendiri?

ü  Adakah berisiko sekiranya saya mengabaikannya?

ü  Apakah syarat-syarat yang perlu dipenuhi dalam menyelesaikan masalah?

ü  Adakah penyelesaian tersebut akan memberi kesan ke atas sesuatu yang perlu dikekalkan

3.  MENGANALISIS SEBAB-SEBAB

-      Penyebab kepada permasalahan sepatutnya menjurus kepada penyelesainya

-      Pertimbangkan persoalan dibawah :

ü  Apakah sebab atau sebab-sebab kepada permasalahan tersebut?

4.  MEMBINA PENYELESAIAN ALTERNATIF

-      Perlu lebih maklumat

-      Penyelesaian yang baru

-      Bolhe digabungkan atau dibuang

-      Akan bertemu sesuatu yang berlawanan

-      Kelihatan seperti mambaeri harapan atau mengujakan

5.  MEMILIH DAN MELAKSANAKAN PENYELESAIAN YANG TERBAIK

-      Pertimbangkan personalan dibawah :

ü  Adakah kelebihan dan kekurangan setiap penyelesaian dikenalpasti

ü  Adakah setiap penyelesaian telah dikaji berdasarkan kesan ia akan berikan kepada keseluruhan organisasi, bukan hanya sebuah kumpulan atau jabatan?

ü  Adakah maklumat yang diperlukan bolhe didapati dalam membuat keputusan memilih penyelesaian alternative yang terbaik?

-      Membina perancang untuk pelaksanaan :

ü  Proses langkah demi langkah atau tindakan dalam menyelesaikan masalah

ü  Mengenalpasti sumber/ peruntukan

ü  Jangkamasa pelaksanaan

6.  MENILAI KESAN SESUATU PENYELESAIAN

-      Menilai kesan penyelesainnya

-      Mengumpul maklumat sejauh mana penyelesaian itu dapat dilaksanakan

-      Kesan berterusan perlu dinilaikan